Hace tiempo que queríamos hablarte del presupuesto de Obsoletos. No es que os queramos justificar nuestros honorarios. Simplemente lo vemos como una excusa para contarte algunas cosas que hemos ido aprendiendo con el tiempo sobre dineros y subvenciones que pueden venirte bien si estás pensando pedir una subvención. Sí amigo, sí, esto es un DIY. Un poco chapón y sin una triste foto pero un DIY a fin de cuentas. Con esto esperamos animarte a que hagas realidad tus ideas y, como decía Cogollo en uno de sus post, ahorrarte algún error que nosotros cometimos en su día.

Ponte cómodo, deja de escuchar la COPE y prepárate para ver naves arder más allá de Orión.

¿Pero cuánto dinero decís que os han dado?

Seguro que es lo primero que os preguntáis. En un sitio decimos que nos han dado 15.000€ y en el presupuesto decimos que el coste total del proyecto es de 17.400€. Bueno, pues esto es así porque la práctica totalidad de las subvenciones estatales se cifran en cantidades base, es decir, sin IVA ni IRPF. Si a 15.000€ añadimos el 16% de IVA que lleva casi todos los productos que se compran en la calle, salen los 17.400€ que nos han concedido.

Esto quiere decir que, en nuestro caso, la cuantía total de dinero que debemos gastar en el proyecto va a superar los 15.000€. Y esto es así porque el Estado supone que tú presentas estas mismas facturas en la liquidación trimestral del IVA y recuperas ese dinero. Esto no siempre es posible, si no eres autónomo o no has pedido la subvención a nombre de una asociación u otra figura fiscal no puedes recuperar el IVA. En cualquier caso la administración da por hecho que lo vas a recuperar; y si no va a ser así, tienes que presentar un documento que lo justifique. Esto es importante para no encontrarte al final del proyecto con la desagradable sorpresa de que tienes que devolver dinero.

Y además, imagínate que tienes una gran idea digna de ser subvencionada pero no tienes ni un duro. ¿De dónde sacas el dinero extra del IVA que tienes que pagar por cada cosa que compres? Que sí, que a lo mejor lo recuperas después, pero mientras tanto ¿quién lo adelanta? A eso se le llama falta de liquidez. En Basurama por suerte podemos cubrir los mil y pico euros, pero imagínate que te conceden 100.000€…

Otra cosa que tienes que tener en cuenta es que desde la fecha de concesión hasta que de verdad te hacen el ingreso pueden pasar semanas o meses. Esto ya depende de cada administración. Y este sí que es el verdadero problema. O tienes un dinerillo en el bolsillo para ir adelantando o si no te toca dar explicaciones a tus nuevos y flamantes acreedores cada vez que te envían una factura. Por eso es posible que si te embarcas en una aventura subvencionada no puedas trabajar con cualquier persona o proveedor si no acepta cobrar las facturas a 90 días, por ejemplo. Total, que planificar los gastos es bastante importante. Casi siempre lo que pasa es que el último en cobrar eres tú y el resto de tu equipo.

¿Y con este panorama qué hago?

Tranquilos. Ya os decíamos que queremos animaros a que pidáis subvenciones, no asustaros. Os vamos a contar algunas recetas y truquillos (todos legales, ojo) para llevar una subvención a buen fin.

Lo principal es planificar un poco los gastos. Casi todos los servicios que contrates a empresas pueden ser pagados a 90 días. Imprenta, montajes de espacios expositivos, transportes…

Igualmente si vas a contratar los servicios de un profesional (para una conferencia, por ejemplo), puedes negociar con él pagarle un poco más tarde. La gente que anda por estos mundos de la cultura ya sabe que las cosas de palacio van despacio, así que no deberían tomárselo mal.

Y también cabe la posibilidad de pagar tus honorarios y los de tu equipo de trabajo en el último momento. Esperemos que te dediques a algo más y no dependas de este dinero.

Para tranquilizarte un poco más podemos decirte que a nosotros nunca nos han abonado la subvención después de haber hecho una actividad, siempre durante el plazo de ejecución, con lo que la necesidad de tener liquidez sólo se produce al principio.

Todos los demás gastos que tengas te tocarán pagarlos a toca teja. Material, transporte si tienes que viajar, etc.

Además algunas administraciones te hacen un adelanto de una parte del dinero y según vas presentando facturas que cubran ese adelanto te van dando más dinero. En esos casos una posibilidad es presentar las facturas de tus honorarios y el de tu equipo de trabajo desde el minuto uno de juego, para justificar el adelanto y que te vayan dando más dinero. Todo en pos de la liquidez, ya sabes.

Por cierto, fijaros que estamos hablando de dos conceptos diferentes: justificante de gasto (facturas) y justificante de pago (movimientos bancarios por ejemplo). Ambos son necesarios para justificar la pasta pero en primera instancia lo importante es tener las facturas aunque no estén pagadas. Los pagos siempre te dejan hacerlos un poco más tarde, incluso después de finalizado el plazo de ejecución de tu proyecto. De hecho todas las administraciones funcionan así: contratan todo tipo de servicios para ser ejecutados en el momento, pero no pagan hasta tres meses después.

Otra cosita más y ya os dejamos ir: este documento que os presentamos como presupuesto no es en realidad lo que se presentó al Ministerio, ya que en el formulario de solicitud a entregar los gastos deben ser presentados y desglosados de otra manera más simple. De hecho se presentan desglosados nada más que en seis partidas. Nuestro consejo: no hagas un presupuesto con seis partidas tan generales como «Gastos personales» o «Material» a menos que estés muy seguro de cuáles va a ser tus gastos. Mejor haz un presupuesto bien desglosado y luego clasificas cada partida en una de las categorías que te proponga la entidad subvencionadora de turno. Y de paso si quieres presentar el proyecto en varios sitios (seguramente cada uno proponga categorías diferentes) tienes casi todo el trabajo hecho.

A la hora de montar el presupuesto no olvides que todo montaje requiere un desmontaje, que la gente come y duerme o que siempre hay gastos indirectos como por ejemplo llamadas de teléfono o envíos por correo. Y aún así una pequeña partida de imprevistos nunca viene mal.

En fin, esperamos haberte animado algo a meterte en una aventura como esta. Se nos quedan muchas cosas en el tintero, pero con el tiempo tan bueno que está haciendo dudamos que tengas ganas de seguir leyendo.